Většina firem a společností si je naštěstí lépe než běžný občan vědoma toho, že na KVALIFIKOVANÉM PRÁVNÍM ZAJIŠTĚNÍ obchodního vztahu od počátku závisí jak jeho bezproblémový průběh, tak i minimalizace možných finančních ztrát – jinak řečeno kvalitní smlouva je naprostý základ. Zajišťovacích prostředků, které zajišťují uspokojení pohledávky, je poměrně dost, kdy se může jednat např. o ručení, zajištění převodem práva či pohledávky, zástavní právo, smluvní pokutu, výhradu vlastnictví apod.

U SMLUVNÍ POKUTY se jedná o dvoustranné právní jednání a je proto potřeba jej zakotvit již přímo ve smlouvě, objednávce či jinak se souhlasem obou smluvních stran. Častým omylem některých podnikatelů bývá jednostranné prohlášení obsažené POUZE VE FAKTUŘE, že v případě prodlení je dán nárok na smluvní pokutu, neboť v takovém případě jde o NEVYMAHATELNÝ NÁROK (nejde totiž o dvoustranné právní jednání). Smluvní pokuta bývá nejčastěji sjednávána ve výši od 0,05% až do 0,5% z dlužné částky za každý den prodlení podle okolností případu. Řada podnikatelů také často zaměňuje smluvní pokutu s úroky z prodlení, což jsou dva zcela rozdílné právní instituty. K zákonným úroků z prodlení viz odkaz Zákonné úroky z prodlení.

V případě již splatné pohledávky lze doporučit věřiteli realizovat minimálně písemné UZNÁNÍ DLUHU, jako jednostranné písemné prohlášení dlužníka. V něm je třeba přesně identifikovat věřitele i dlužníka a zejména dostatečně určitě vymezit uznávaný dluh (co do důvodu i výše), což lze učinit i např. specifikací splatných faktur. Měla by zde být obsažena také klauzule „uznávám dluh co do důvodu i výše“ a závazek zaplatit dlužnou částku, ideálně do určitého data. Základním účinkem uznání dluhu je běh nové promlčecí doby (10 let) a zakládá se jím domněnka existence dluhu v době jeho uznání, což výrazně usnadňuje věřiteli důkazní situaci při případně následně podané žalobě, a to jak co do oprávněnosti, tak i co do výše dlužné částky. V případě dohod o splátkách by vždy měla být sjednávána také ztráta výhody splátek.

Pro podnikatele má význam i ta skutečnost, že lze uznat rovněž dluh, který je již promlčen. Uznat lze za jistých okolností i dluh tzv. částečným plněním – plní-li dlužník dluh jen zčásti, má toto částečné plnění účinky uznání zbytku dluhu, pokud z okolností lze usuzovat, že tímto uznal také zbytek dluhu. Může jít např. o úhradu jen části faktury, pokud lze vzhledem k okolnostem případu usuzovat, že tím dlužník projevil svou vůli uznat i zbytek dluhu (např. pokud dlužník současně nenamítá např. nesouhlas s výší částky či s kvalitou plnění a sděluje, že momentálně nemá dostatek financí na úhradu celé faktury apod.).

Pokud jde o vlastní sjednání závazku (ať již jde o jakýkoliv smluvní typ), pak se výslovně NEDOPORUČUJÍ TELEFONICKÉ ČI ÚSTNÍ OBJEDNÁVKY a ujednání. Naopak se doporuuje věnovat pozornost ověření oprávněnosti zástupce obchodního partnera k podpisu smlouvy či objednávky, což je aktuální zejména u obchodních korporací. 

Postup v případě, že pohledávka není po její splatnosti uhrazena

Nejde-li o dlouhodobého obchodního partnera (ale ani u těch se nedoporučuje riskovat, zj. pokud jde o větší částky či delší prodlení), pak neplnění po splatnosti bez dalšího zajištění může znamenat jisté problémy s budoucím vymožením pohledávky a čím delší je toto prodlení po splatnosti či vyšší dlužná částka, tím se riziko pro podnikatele stupňuje. Nechávat své pohledávky pak řadu měsíců či dokonce více jak rok po splatnosti bez dalšího zajištění či vymáhání, lze pak bez nadsázky označit za jistou formu hazardu. VČASNOST zahájení řešení či VYMÁHÁNÍ neuhrazených pohledávek po splatnosti může mnohdy zásadně eliminovat riziko případných ztrát. S tím je spojena samozřejmě také problematika promlčení nároků a promlčecí doby pohledávek, kdy obecná promlčecí doba činí tři roky. Právní předpisy však současně stanovují celou řadu výjimek z těchto obecných promlčecích lhůt.